Makalah Kearsipan

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah
Manusia sebagai makhluk ciptaan Tuhan YME dan sebagai wakil Tuhan di bumi yang menerima amanat-Nya untuk mengelola kekayaan alam. Sebagai hamba Tuhan yang mempunyai kewajiban untuk beribadah dan menyembah Tuhan Sang Pencipta dengan tulus



I.2 Tujuan
Tujuan dalam penulisan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan tentang Kearsipan dan diharapkan bermanfaat bagi kita semua.



I.3 Metode Penulisan
Penulis mempergunakan metode observasi dan kepustakaan.
Cara-cara yang digunakan pada penelitian ini adalah :
Studi Pustaka
Dalam metode ini penulis membaca buku-buku yang berkaitan denga penulisan makalah ini.













BAB II PEMBAHASAN
 1.PENGERTIAN ARSIP
1.1    Arsip ialah:
      -  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
       -  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan,dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1.2  Arsip dinamis:
             Ialah yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan   kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
  1.3  Arsip Aktif:
           Ialah Arsip Dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
  1.4  Arsip In Aktif
             Ialah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
  1.5  Arsip Statis
             Ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,     penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
   1.6  Unit Kearsipan
             Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan mengendalikan Arsip Aktif, juga menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang berasal dari unit-unit pengolah (Unit Kerja) di lingkngannya.
   1.7  Unit Pengolah
            Ialah Unit Kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang mengelola arsip aktif sebagai berkas kerja.              
 
  1.10 Pengurursan Surat
            Pengurusan Surat ialah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima di unit pengolah dan sejak ditanda tangan dari unit pengolah sampai dikirimkan oleh unit kearsipan.

2. PENGERTIAN KEARSIPAN
1.    Pengertian Kearsipan secara etimologi
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:
1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

2.      Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli
1)       Menurut Odgers (2005) Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
2)       Menurut Charman (1998) Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.
3.   Pengertian kearsipan menurut kelompok 4
      Kearsipan adalah proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen atau arsip-arsip penting perusahaan baik yang masih dipakai maupun yang sudah tidak dipakai.


3. DASAR HUKUM KEARSIPAN DI INDONESIA
1.    Undang-Undang No.7 Tahun 1971, tentang Ketentuan Pokok Kearsipan.
2.    Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

4.    BENTUK ARSIP
•          1. Surat
•          2. Dokumen
•          3. Rekaman Gambar (VCD,DVD,Foto)
•          4. Rekaman Suara (Casset, Piringan Hitam)
•          5. Peta
•          6. Disket, USB (Flash Disk)

5.    TUJUAN KEARSIPAN
1.Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna
Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.
2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien
Yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.
3. Menemukan kembali dengan mudah
Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.

.



6. Asas Kearsipan
5.1 Sentralisasi
Yaitu system kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah(dipusat penyimpanan).  Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen tersebut dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan dokumen atau arsip sesuai keperluan yang dimaksud.
Kelebihan asas sentralisasi:
•    Mencegah duplikasi
•    Layanan yang lebih baik
•    Jasa kepada bagian lain
•    Adanya keseragaman dalam penggunaan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
•    Adanya keseragaman
•    Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
•    Pelayanan dokumen dibawah satu atap
Kelemahan asas sentralisasi:
•    Kesulitan fisik
•    Kebocoran informasi
•    Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
•    Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
•    Pemakai tidak langsung memakai dokumen bila diperlukan
5.2 Desentralisasi
Yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan arsipnya.
Kelebiahan asas desentralisasi:
•    Dekat dengan pemakai
•    Cocok untuk informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
•    Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas
Kelemahan asas desentralisasi:
•    Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
•    Karena banyaknya duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan perlengkapan dan alat tulis kantor
•    Layanan yang diterima kurang memuaskan
•    Kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih
•    Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
•    Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.










               














BAB III PENUTUP
KESIMPULAN

    Jadi pada dasarnya ilmu kearsipan saat ini sangatlah dibutuhkan untuk setiap para staf atau para pegawai golongan apapun agar terwujudnya sebuah penataan yang baik dan tersusun mengenai arsip arsip baik milik pribadi kelompok maupun golongan.
    Sehingga dewasa ini, setiap pegawai apalagi seperti kita sebagai praja IPDN sangatlah penting untuk memahami segala hal kearsipan, karena kita materi kearsipan ini sangatlah sering kita jumpai di dunia kerja ini. Oleh karna itu mari kita semua mempelajari dan memahaminya dengan baik.
















DAFTAR PUSTAKA


1. v  Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta
2. www.duniaarsip.com
 

0 komentar on Makalah Kearsipan :

Post a Comment

Popular Posts

Followers

Buku tamu